Bel nu voor een afspraak 079-2047770

Agenda module binnen de ledenadministratie

De agenda

Via onze agenda is het mogelijk een onbeperkt aantal groepen en objecten aan te maken. Denk hierbij aan: persoonlijke begeleiding inplannen, zonnebanken reserveren, squash banen e.d. Per object is het mogelijk om aan te geven op welke dagen en tussen welke tijden het mogelijk is om een reservering te plaatsen. Zo voorkomt u eventuele vergissingen. Ook is het mogelijk herhalingsopdrachten in te voeren en wordt er direct gekeken of er geen conflicten zijn.

Optionele functionaliteit

Wil je een gedeelte van je agenda publiekelijk maken door deze op je eigen website te zetten, dan kan dat. Je kan per object aangeven of je leden hier zelf een afspraak in mogen zetten of niet. Ook kan je per object een kosteneenheid opgeven. Wil iemand 30 minuten onder de zonnebank, dan rekent de agenda zelf uit wat de kosten er van zijn.


Buiten het inplannen van afspraken met leden of toevoegen van groepslessen is het in onze agenda ook mogelijk om simpele notities toe te voegen. Je kan notities gebruiken om iets in de agenda te zetten zonder hier een koppeling naar een bepaald lid te maken. Bij het aanmaken van een notitie kan je er voor kiezen om het wel of niet toe te laten dat er op de notitie ook een afspraak gepland kan worden. Hierdoor kan je de notities op verschillende manieren gebruiken.
Een voorbeeld wanneer je een notitie toevoegt waar je wel een afspraak overheen kan plannen is 'Alleen hier een Personal Training inplannen'.
Een voorbeeld wanneer je niet wil hebben dat er een afspraak op gepland wordt is 'Systeem uitleg van Epass Online'.
Doordat je ook in kan stellen welke kleur een bepaald type notitie heeft, blijft de agenda overzichtelijk


kassa module
kassa module

Basisfunctionaliteit:

  • Onbeperkt aantal verschillende object aanmaken
  • Objecten groeperen
  • Verschillende openingstijden per object
  • Conflicten controle
  • Eenvoudig herhalingsafspraken maken
  • Betaalstatus per afspraak bijhouden
  • Automatisch prijs calculatie
  • Alle ingeschreven leden in 1x een email of SMS sturen dat (bijvoorbeeld) de les is uitgevallen. Dit is tevens ook te automatiseren.

 

  • Per object aangeven of deze publiekelijk te benaderen is
  • Statistieken per object en per lid
  • Statistieken hoe vaak afspraken worden nagekomen
  • Facturen genereren over de gemaakte afspraken/bezoeken
  • Per groep aangeven of de indeling per 15 of per 10 minuten is

Reserveringssysteem

Het is dus mogelijk dat u groepslessen aanmaakt in onze agenda en dat leden zich hier voor inschrijven. Mochten leden dit niet van te voren doen (via het ledenportaal of de Mijn Club app) dan is het ook mogelijk dat het lid, na binnenkomst in de club, op een scherm aangeeft aan welke les men wil deelnemen. Of een lid zich daadwerkelijk wel mag inschrijven voor een les is helemaal apart in te stellen. Heeft het lid bijvoorbeeld niet het juiste abonnement, dan kan hij/zij direct een eenmalig bedrag (of een strippenkaart) aanschaffen (en betalen via ideal), zodat het lid zich toch in kan schrijven.
Om te voorkomen dat leden zich overal maar voor inschrijven en niet komen, is het mogelijk om ons reserveringspuntensysteem te gebruiken. Leden krijgen in het begin bijvoorbeeld 10 punten. Wanneer een lid een les vastlegt gaat er 1 punt vanaf. Een lid kan dus maximaal 10 lessen in de toekomst vastleggen. Wanneer de les is geweest en het lid was aanwezig, krijgt het lid dat ene punt weer terug. Is het lid niet geweest, dan is hij/zij dat punt kwijt en kan ze nu nog maar 9 lessen in de toekomst vast hebben liggen. Dit kan zo doorgaan tot het lid geen punten meer heeft, en hij/zij zich niet meer kan inschrijven. Een medewerker kan het lid uiteraard weer punten toekennen (tegen een eventuele betaling)


reserveren

Wat kunt u o.a. instellen:

  • Hoe veel uur men zich van te voren mag inschrijven
  • Tot hoe veel uur voordat de les begint, men zich nog mag uitschrijven. Een uur voordat de uitschrijfmogelijkheid sluit zal het lid een push-bericht krijgen om heb/haar er aan te herinneren dat ze verwacht worden op de gekozen les. En wanneer ze zich beseffen dat het niet mogelijk is om deel te nemen, dan kunnen ze zich nog uitschrijven zodat er een plekje vrijkomt voor de mensen op de reservelijst.
  • Hoe veel leden mee kunnen doen aan de les
  • Hoe veel leden op de reserveringslijst mogen staan.
  • Hoe veel reserveringspunten een reservering kost
  • Wat de minimale deelname is voor een les, om door te gaan. Wordt dit niet gehaald, dan zal zowel de trainer als de leden op de hoogte worden gebracht dat de les niet door gaat
  • Of er altijd een bepaald bericht, een X aantal minuten voordat een les begint, verstuurd moet worden. Bijvoorbeeld voor de link naar het webinar.
  • Hoe veel prospecten toegelaten worden op een les, en wat de eventuele kosten zijn voor een individuele les.
  • Per abonnement kan opgegeven worden hoe vaak en welke lessen een lid per week/maand mag volgen.
  • Of leden zelf groepslessen mogen aanmaken in de agenda. Dit kan makkelijk zijn wanneer een lid zelf een viruele-spinning les aan mag maken, wanneer een club 24/7 open is maar er wel minimaal 2 leden tegelijkertijd aanwezig moeten zijn (de deur gaat dan pas open wanneer er 2 leden zich voor een tijdsvak hebben ingeschreven)

Opties voor leden

  • Leden kunnen zich inschrijven via het ledenportaal, de app of na de toegangregistratie op de club
  • Leden kunnen een les beoordelen met sterren
  • Leden kunnen zien welke andere leden zich hebben ingeschreven (optioneel)
  • PT of bijvoorbeeld een zonnebank inplannen
  • Via ideal een les betalen wanneer deze niet in zijn/haar abonnement is inbegrepen


reserveren

Integraties met uw website

  • Een week of een maandrooster op uw eigen website
  • Een ledenportaal om zich o.a. in te schrijven voor lessen
  • Een inschrijfformulier om direct lid te worden
  • Een inschrijfformulier om een (betaalde)proefles mee te doen (de prospect kan eventueel direct een barcode op de email krijgen om binnen te kunnen komen)


Integraties

Epass-online

hét adres met de perfecte oplossing
voor de ledenadministratie van verenigingen